La gestione di un business nel settore della ristorazione trascende la semplice offerta culinaria, imponendo agli imprenditori la necessità di fronteggiare sfide organizzative e strategiche anche molto complesse.
Per avere successo è fondamentale andare oltre all’ordinaria amministrazione e adottare un approccio manageriale e analitico che tenga conto dei numeri, preziosi alleati per garantire l’efficienza e il benessere finanziario dell’impresa.
Uno dei parametri più importanti da valutare è il Food Cost, che corrisponde all’insieme dei costi di produzione, gestione, conservazione e servizio necessari affinché un piatto raggiunga il consumatore.
Una corretta analisi di questo indicatore permette di stabilire una politica di prezzi equa, che tuteli contemporaneamente gli interessi dell’impresa e le aspettative della clientela, determinando la sostenibilità economica del business nel lungo periodo.
In un contesto competitivo come quello attuale, dove la gestione intuitiva delle risorse appare superata e inefficace, per definire strategie imprenditoriali vincenti, in grado di garantire la prosperità e la longevità dell’attività ristorativa, è imprescindibile sapere cos’è e come si calcola il Food Cost.
Cos'è il Food Cost
A chi, almeno una volta nella vita, non è capitato di andare a pranzo o a cena al ristorante, leggere i prezzi delle pietanze sul menu e chiedersi come il proprietario o il gestore sia arrivato a stabilire quelle cifre? Attraverso il calcolo del Food Cost.
Ma che cos’è il Food Cost? Letteralmente “costo del cibo”, il Food Cost è un indicatore che permette di monitorare la redditività delle voci che compongono il menu e, allo stesso tempo, uno strumento di controllo fondamentale per il controllo di gestione di un'attività di ristorazione
Non è un valore fisso, ma varia in base alle oscillazioni del mercato e rappresenta il rapporto tra le spese sostenute per acquistare le materie prime necessarie alla preparazione di un piatto e il ricavato generato dalla vendita dello stesso. In altri termini, corrisponde a quanto il ristoratore spende per ogni piatto che serve ai suoi clienti.
A cosa serve? Il Food Cost consente di stimare in modo accurato il costo delle pietanze e di definire strategie di pricing che permettano di massimizzare i margini di profitto, assicurando al contempo la competitività dell’offerta sul mercato.
Sapere come si calcola il Food Cost e tenere sotto controllo il suo valore è fondamentale per garantire la sostenibilità economica del business e sostenere la crescita dell’attività nel lungo termine.
Food Cost attivo o passivo
Per calcolare correttamente il Food Cost è necessario distinguere tra Food Cost attivo (o Preventivo) e Food Cost passivo (o Consuntivo).
Affinché la gestione del ristorante si riveli un successo, ottimizzare i processi produttivi e minimizzare sprechi o inefficienze attraverso una valutazione attenta e un monitoraggio costante di entrambi i parametri è essenziale.
Il Food Cost attivo, che corrisponde al rapporto tra il costo della materia prima necessaria alla preparazione di un piatto e i ricavi ottenuti dalla sua vendita, consente di stimare anticipatamente il costo di una pietanza, prima ancora di effettuare qualsiasi spesa effettiva.
Conoscere questo costo permette di adeguare con esattezza le dosi per ciascuna ricetta, migliorando sia la qualità che la quantità dell’offerta e influenzando direttamente la strategia di pricing del menu.
Il Food Cost passivo, invece, si basa sui consumi reali delle materie prime in un determinato arco temporale, solitamente un mese, e si calcola a vendite già avvenute. Consente di determinare l’incidenza percentuale dei costi sui ricavi e di intervenire tempestivamente in caso di discordanza tra costi preventivati e costi sostenuti per garantire la sostenibilità economica e la redditività dell’impresa.
Formula e tabella
La formula per calcolare il Food Cost è uno strumento essenziale per ogni imprenditore nel settore della ristorazione perché permette di determinare con precisione il valore in percentuale del Food Cost attivo e del Food Cost passivo.
Il Food Cost attivo si calcola nella fase preliminare di definizione del costo di un piatto e il processo da seguire si articola in due passaggi principali:
- elaborazione di una tabella dettagliata che elenchi tutte le materie prime necessarie per la preparazione del piatto;
- definizione del prezzo al quale si intende vendere il piatto.
All’interno della tabella è necessario dare indicazione non solo delle materie prime impiegate nella realizzazione della pietanza, ma anche delle quantità lorde esatte di ingredienti richieste dalla ricetta e del relativo costo.
Naturalmente, i costi degli ingredienti non sono fissi, ma possono variare in base alla qualità delle materie prime scelte, della loro disponibilità sul mercato e dalle fluttuazioni stagionali.
Una volta creata la tabella degli ingredienti necessari per la preparazione del piatto, occorre stabilire il prezzo al quale si desidera proporlo ai clienti.
Dopo aver elaborato la tabella e aver stabilito il prezzo di vendita del piatto, è possibile passare al calcolo del Food Cost attivo.
La formula per calcolare il Food Cost attivo, che è un valore espresso in percentuale, prevede che il costo totale delle materie prime necessarie per la preparazione del piatto venga diviso per il prezzo di vendita, moltiplicando il risultato per 100:
FOOD COST ATTIVO (%) = (COSTO MATERIE PRIME / PREZZO DI VENDITA) x 100
Esempio calcolo Food Cost attivo di un piatto di pasta al pesto:
| Ingrediente | Prezzo al KG/L | Quantità necessaria per la ricetta | Costo per piatto |
| Pasta | 1,80€ | 100 gr. | 0,18€ |
| Basilico | 30,00€ | 60 gr. | 1,80€ |
| Olio di oliva | 13,00€ | 32 ml | 0,42€ |
| Parmigiano | 18,00€ | 16 gr. | 0,29€ |
| Pecorino | 25,00€ | 10 gr. | 0,25€ |
| Pinoli | 50,00€ | 14 gr. | 0,70€ |
| Aglio | 1,40€ | 2 gr. | 0,003€ |
| Costo totale delle materie prime = 3,64€ | |||
Una volta determinato il costo totale delle materie prime necessarie per la preparazione del piatto di pasta al pesto (3,64€) e aver stabilito il prezzo di vendita, che ipoteticamente potrebbe ammontare a 11,00€, è possibile procedere con il calcolo del Food Cost attivo:
(3,64€/11,00€) × 100 = 33%
Un Food Cost attivo compreso tra il 23% e il 27% è da considerare accettabile perché assicura al proprio business una gestione ottimale della marginalità. Chiaramente, minore è il valore percentuale del Food Cost attivo per ogni pietanza presente sul menu, maggiore è la redditività dell’attività.
Per essere ancora più precisi è opportuno sottolineare che il food cost comprende solamente il costo delle materie prime: a questi valori devono essere aggiunti anche quelli noti come “Full cost”, ossia che fanno riferimento alla manodopera e agli oneri di gestione (affitto, utenze, …).
Per calcolare il Food Cost passivo, ipotizzando che l’arco temporale da considerare corrisponda a un mese, è necessario disporre delle seguenti informazioni:
- valore in € dell’inventario all’inizio del mese;
- valore in € dell’inventario alla fine del mese;
- valore in € degli acquisti di materie prime effettuati durante il mese;
- incassi totali registrati durante il mese.
Questi dati consentono di calcolare i consumi totali del mese, indispensabili per determinare il valore del Food Cost passivo.
La formula per calcolare i consumi totali del mese prevede che il valore in € dell’inventario all’inizio del mese venga sommato al valore in € degli acquisti di materie prime effettuati durante il mese, sottraendo dal risultato il valore in € dell’inventario a fine mese.
A questo punto, è possibile procedere con il calcolo del Food Cost passivo. La formula è la seguente:
FOOD COST PASSIVO (%) = (CONSUMI TOTALI DEL MESE / INCASSI TOTALI REGISTRATI DURANTE IL MESE) × 100
Esempio calcolo Food Cost passivo, ipotizzando che i consumi totali del mese ammontino a 18.000€ e che gli incassi totali registrati durante il mese siano pari a 60.000€:
(18.000€ / 60.000€) × 100 = 30%
Il Food Cost passivo è da considerare accettabile quando si aggira tra il 23% e 26%.
Sapere cos’è, a cosa serve e come si calcola il Food Cost è importante, ma lo è ancora di più capire come tenere sotto controllo questo parametro nel tempo per ottimizzare la gestione del business.
È fondamentale monitorare costantemente il costo delle materie prime, lo stato del magazzino, i prezzi di vendita delle pietanze e le porzioni servite.
Calcolo con Excel
Il calcolo del Food Cost con Excel è una soluzione pratica e accessibile per ottimizzare la gestione finanziaria di un’attività ristorativa.
Creando un foglio di calcolo dedicato, è possibile organizzare in modo schematico tutte le informazioni necessarie per determinare il Food Cost e aggiornare i dati con pochi click.
Definendo quali formule matematiche applicare, infatti, è possibile automatizzare i calcoli. Questo garantisce un controllo immediato sulla convenienza e sulla sostenibilità economica dell’offerta.
Un simile approccio non solo facilita la raccolta e l’analisi dei dati, ma consente anche di ridurre il margine di errore e garantire al ristoratore o al gestore un ingente risparmio di tempo.
I fogli di calcolo Excel non solo sono utili per tenere sotto controllo il Food Cost ma, se condivisi con il personale, insieme alle foto delle pietanze, alle descrizioni dei piatti, al metodo di preparazione e agli allergeni, si rivelano uno strumento prezioso per l’operatività quotidiana del ristorante.
Inoltre, Excel permette di elaborare grafici e report sintetici che offrono una visione d'insieme dell'andamento del Food Cost nel tempo, evidenziando eventuali anomalie o aree di inefficienza. Questa funzionalità risulta particolarmente utile per monitorare l'evoluzione dei costi e adottare misure correttive quando necessario.
In altri termini, il calcolo del Food Cost con Excel consente di conservare un archivio di dati, fondamentale per analizzare i trend e definire le strategie da adottare per la crescita del business.
Noi di We Are Soda, HUB di professionisti del settore Food & Beverage, affianchiamo aziende e imprenditori del mondo Ho.Re.Ca. nella crescita del loro business e proponiamo un servizio di gestione mirato a garantire la sostenibilità economica e il successo a lungo termine dell'impresa.