Capire come gestire i costi nella ristorazione è alla base di una gestione duratura e di successo della struttura stessa. Grazie ad una solida conoscenza di temi riguardanti il controllo di gestione, obiettivi precisi e una visione d’insieme su quale sia il posizionamento del ristorante o bar sul mercato è possibile ottenere il successo meritato. 

1. Analizzare costi fissi, variabili e break even point

Il primo passo per gestire i costi nella ristorazione è analizzare i costi fissi e variabili nella fase iniziale e di break even. 

I costi fissi rappresentano quelle spese che non cambiano al variare del volume di produzione o delle vendite. Nella ristorazione, esempi tipici di costi fissi includono:

• affitto dei locali, un costo ricorrente e prevedibile che rimane costante indipendentemente dal numero di clienti serviti; 
• stipendi del personale amministrativo, ossia non direttamente legato alla produzione, come manager, contabili e responsabili delle risorse umane; 
• stipendi del personale di sala, ossia quello direttamente coinvolto nella preparazione e nel servizio dei pasti, che possono variare in base alle ore di lavoro necessarie; 
• Altri costi operativi, come assicurazione, marketing, riparazioni, materiali di consumo, noleggi;
  

Questi costi devono essere gestiti con particolare attenzione poiché rappresentano una spesa continua che deve essere coperta dalle entrate indipendentemente dalla performance del ristorante.

I costi variabili, al contrario, cambiano in funzione del volume di attività, sebbene non in maniera direttamente proporzionale. Tra questi rientrano: 

• calcolare il food cost, ingredienti e bevande acquistati per preparare quanto offerto dal menu; 
• eventuali costi di delivery; 
• utilities, costi di energia elettrica, acqua e gas, che possono aumentare con l'aumento dell'attività del ristorante.

La gestione efficace dei costi variabili richiede un monitoraggio costante per ottimizzare l'uso delle risorse e minimizzare gli sprechi.

L’analisi dei costi deve tenere in considerazione il break even point (punto di pareggio) ossia quel momento in cui le vendite al quale i ricavi totali sono uguali ai costi totali e, di conseguenza, l’attività inizia a generare profitto. Calcolare il break even point è essenziale per valutare la sostenibilità economica e per pianificare strategie di crescita. La formula per il calcolo del break even point in termini di unità vendute è:

​Per calcolare e interpretare correttamente il break even point indicato nella formula bisogna considerare che: 

• costi fissi totali indica la somma di tutti i costi fissi; 
• prezzo di vendita unitario medio di ogni piatto o bevanda; 
• costo variabile unitario medio, ossia associato a ogni unità venduta.

Quindi, il ristorante deve vendere circa 834 piatti al mese per coprire tutti i costi e iniziare a generare profitto.

2. Applicare strategie di pricing intelligenti

La gestione efficace dei costi fissi nella ristorazione non si limita al controllo delle spese, ma comprende anche l'adozione di strategie di pricing intelligenti che può migliorare significativamente la redditività, aumentare la soddisfazione del cliente e garantire la sostenibilità economica del ristorante. 

Per definire il prezzo di vendita è importante lavorare in maniera congiunta su più punti: 

• definizione di un pricing medio in funzione del posizionamento (attuale o auspicato) e definito in funzione di un'attenta analisi di mercato;
• definizione di un Food Cost medio da osservare: da qui si può determinare che, se ad esempio il  FC medio deve essere del 27% e se il piatto di spaghetti proposto in men ha un costo per la struttura pari a €5, allora il prezzo di vendita teorico è di €18,50. È essenziale tenere presente che si tratta di prezzo di vendita teorico, in quanto questo costo deve essere poi adeguato per assicurare la giusta coerenza al menù o per avere cifre tonde o senza troppi decimali. 

Tra le strategie vere e proprie si ricordano: 

• combo menù, possono incentivare i clienti a spendere di più rispetto all'acquisto di singoli articoli. Questa strategia è utile per aumentare il valore medio degli ordini e migliorare l'efficienza operativa. Ad esempio, un ristorante potrebbe proporre un menù fisso che include un antipasto, un piatto principale e un dessert a 25€, mentre l'acquisto dei singoli piatti costerebbe €30. Questo incoraggia i clienti a scegliere il pacchetto, aumentando le vendite e ottimizzando l’utilizzo delle risorse; 
• prezzo dinamico,  implica l'adattamento dei prezzi in tempo reale in base a fattori come la domanda, l'orario e la disponibilità. Questa metodologia è particolarmente efficace per massimizzare i ricavi durante i periodi di alta domanda. Un ristorante potrebbe aumentare i prezzi durante i fine settimana o le festività, quando la domanda è più elevata, e ridurli nei giorni feriali per attrarre più clienti. Per quanto interessante è opportuno sottolineare che si tratta di una strategia che è stata adottata solo in grandi catene, grazie soprattutto al supporto dell’intelligenza artificiale. 

Per poter implementare efficacemente queste strategie per gestire i costi nella ristorazione, è cruciale comprendere le strategie messe in atto dai concorrenti, le tendenze di consumo e le aspettative dei clienti. Essere pronti a modificare i prezzi in risposta ai cambiamenti nel mercato e nel comportamento dei consumatori è cruciale, sebbene d’altra parte ci si debba assicurare di comunicare correttamente il valore di ciò che stanno acquistando, utilizzando menù descrittivi e strategie di marketing efficaci.

3. Gestire il personale in modo efficiente

La gestione del personale è un elemento cruciale per il successo economico di un'attività di ristorazione. In particolare, una pianificazione accurata del capitale umano in base ai picchi di domanda e alle necessità operative può ottimizzare l'efficienza e ridurre i costi del lavoro. Questo implica un’analisi dettagliata dei flussi di lavoro e la creazione di turni adeguati.

Ad esempio, un ristorante può analizzare i dati storici delle vendite per identificare i periodi di maggiore affluenza, come i fine settimana e le festività. Durante questi periodi, è possibile aumentare il numero di camerieri e cuochi, riducendo il personale durante i periodi di bassa affluenza per minimizzare i costi del lavoro.

Inoltre, investire nella formazione del personale può migliorare la gestione dei costi nella ristorazione, migliorando l'efficienza operativa e ridurre gli sprechi: infatti un personale di sala ben addestrato e motivato è in grado di gestire meglio le risorse, servire i clienti più rapidamente e ridurre gli errori.

Sapere come trovare personale qualificato per il ristorante richiede un'attenzione particolare alla creazione di turni di lavoro e delle ferie che rispondano efficacemente ai carichi operativi e ai giorni della settimana di maggiore afflusso. Questa pianificazione strategica è essenziale per garantire che il ristorante disponga sempre del numero ottimale di dipendenti, evitando sia sovraffollamenti che carenze di personale. 

Analizzare i dati storici delle vendite e le tendenze di affluenza consente di identificare i periodi di picco, come i fine settimana, le festività e le ore serali, durante i quali è necessario un aumento del personale in sala e in cucina per gestire il maggior numero di clienti. Al contrario, nei giorni feriali e nelle fasce orarie meno frequentate, una riduzione dei turni può contribuire a contenere i costi senza compromettere la qualità del servizio. 

Implementare sistemi di gestione dei turni flessibili e basati sulla domanda permette di adattarsi rapidamente alle variazioni nell'affluenza, ottimizzando l'efficienza operativa e migliorando l'esperienza del cliente. 

Inoltre, coinvolgere il personale nella pianificazione dei turni, offrendo la possibilità di esprimere preferenze e disponibilità, può aumentare la soddisfazione dei dipendenti, ridurre il turnover e creare un ambiente di lavoro più collaborativo e produttivo.
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